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La gestion des prestations logistiques au CHU de Toulouse
La gestion des prestations logistiques au CHU de Toulouse
Descriptif article
Suite à la décision de la CNDG, le CHU de Toulouse a décidé d'intégrer les standards GS1 dans tous les projets logistiques.
Utilisation des standards GS1 en milieu hospitalier : une réponse aux enjeux de traçabilité
Le CHU de Toulouse a quatre missions : le Soin, la Prévention, l’Enseignement, la Recherche.
Depuis 2004, les activités sont structurées autour de 25 pôles de gestion, 14 pôles cliniques, 6 pôles médico-techniques et 5 pôles logistiques et administratifs. L’activité est assurée par près de 13 200 personnes, dont 2900 médecins et 10 300 agents hospitaliers.
Le pôle logistique représente 780 ETP (Equivalent Temps Plein) et centralise l’activité des 308 agents logistiques pour les 9 sites du CHU.
Les activités logistiques regroupent l’approvisionnement des produits généraux, le transport et la distribution de bien intersites, les transports sanitaires, la gestion des archives et dossiers patients ainsi que les fonctions de distribution du courrier, d’atelier d’édition et de garage pour l’entretien du parc de véhicules.
Suite à la décision de la CNDG en 2006, le CHU de Toulouse a décidé d’intégrer les standards GS1 pour tous les projets logistiques et, dans la logique de leur contrat de pôle en 2008, dans les projets de traçabilité der la gestion des biens, des déménagements et des transports.
La première phase de réalisation fût donc d’identifier tous les lieux et les fonctions de l’hôpital : chambres, bureaux, blocs, salles de soins, etc., soient entre 10 et 20 000 GLN à terme.
Ceux-ci pourront ensuite être utilisés par l’ensemble du personnel de l’hôpital. Pour faciliter la période de transition, l’hôpital a convenu de conserver sur les étiquettes d’identification apposées sur les lieux, le code mnémotechnique connu des agents et le code standard, qui lui, est intégré dans un code à barre GS1 128.
Compte tenu des travaux en cours au CHU, tous les bâtiments neufs sont systématiquement étiquetés, tandis que les bâtiments anciens le seront lors de restructurations ou de déménagements.
L’hôpital s’est également attaché à l’identification de l’ensemble de ses immobilisations afin de mieux les suivre lors des déménagements, des inventaires et pour mieux gérer leur amortissement.
Là aussi pour assurer la transition, les étiquettes contiennent l’ancienne identification au format du CHU et la nouvelle intégrée dans un format standard. Cela concerne plus de 10 000 immobilisations par an et tous les supports de livraisons.
Traçabilité des transports
Le projet du pôle logistique fût de mettre en place des outils permettant de tracer l’ensemble des évènements. Pour cela, à chaque lecture du code à barres, le système assure l’horodatage des opérations et par voie de conséquence le transfert des responsabilités d’un service à l’autre.
Ce suivi va permettre de professionnaliser les prestations logistiques, de réguler les transports, de responsabiliser les acteurs et de mieux informer les services sur l’état des leurs livraisons, le respect des délais, et ce, par la mise en place notamment d’indicateur de suivi et de qualité.
Ce projet est en phase de déploiement à l’ensemble des flux gérés par le pôle logistique (sang, prélèvements, médicaments, DM, etc.)
Le système d’information logistique est constitué d’une gestion économique et financière, d’un logiciel de gestion des transports et d’un WMS, gestion d’entrepôt.
Dans la pratique, le centre logistique reçoit une demande de prise en charge, l’agent enregistre une demande de transport et transmet au livreur concerné. Celui-ci dans le cas des produits sanguins par exemple, prend en charge le produit, scanne son code, celui du support de livraison et les associe au bon de transport.
A l’arrivée, il scanne le GLN de destination, le bon de transport et enregistre que la livraison a bien été effectuée. A son retour, les informations contenues dans le terminal portable seront déchargées dans le système d’information.
Le déploiement 2010 de cette application concerne la prise en charge des livraisons du linge, de la pharmacie, et de la stérilisation dès son ouverture.
Pour l’approvisionnement des services de soins, 650 UF (unités fonctionnelles), 1 500 000 lignes de demandes par an, 2 600 produits en stocks ; le système gère en plus de l’identification des contenants et des lieux, un code unique et standard pour chaque colis, le SSCC.
Ce code permet de relier le contenant de la livraison et les produits contenus, ainsi que leur numéro de lot et date de péremption.
Les réceptions dans les services se font par lecture du code à barres contenant le SSCC et celui du GLN. Les données récupérées lors de la lecture sont ensuite intégrées dans le système et assurent ainsi la fiabilité des livraisons.
Le CHU de Toulouse compte maintenant progresser sur la dématérialisation des flux externes du système d’approvisionnement : commandes, réceptions, factures-liquidations. Pour optimiser la réception des produits sur le Logipôle (plateforme regroupant les magasins de médicaments, dispositifs médicaux et produits généraux qui ouvrent courant 2ème trimestre 2009) , il faut maintenant que le CHU puisse faire le lien avec les réceptions des fournisseurs selon les mêmes standards pour assurer la compatibilité des données et la traçabilité du fournisseur aux services de soins.
Le CHU de Toulouse a quatre missions : le Soin, la Prévention, l’Enseignement, la Recherche.
Depuis 2004, les activités sont structurées autour de 25 pôles de gestion, 14 pôles cliniques, 6 pôles médico-techniques et 5 pôles logistiques et administratifs. L’activité est assurée par près de 13 200 personnes, dont 2900 médecins et 10 300 agents hospitaliers.
Le pôle logistique représente 780 ETP (Equivalent Temps Plein) et centralise l’activité des 308 agents logistiques pour les 9 sites du CHU.
Les activités logistiques regroupent l’approvisionnement des produits généraux, le transport et la distribution de bien intersites, les transports sanitaires, la gestion des archives et dossiers patients ainsi que les fonctions de distribution du courrier, d’atelier d’édition et de garage pour l’entretien du parc de véhicules.
Suite à la décision de la CNDG en 2006, le CHU de Toulouse a décidé d’intégrer les standards GS1 pour tous les projets logistiques et, dans la logique de leur contrat de pôle en 2008, dans les projets de traçabilité der la gestion des biens, des déménagements et des transports.
La première phase de réalisation fût donc d’identifier tous les lieux et les fonctions de l’hôpital : chambres, bureaux, blocs, salles de soins, etc., soient entre 10 et 20 000 GLN à terme.
Ceux-ci pourront ensuite être utilisés par l’ensemble du personnel de l’hôpital. Pour faciliter la période de transition, l’hôpital a convenu de conserver sur les étiquettes d’identification apposées sur les lieux, le code mnémotechnique connu des agents et le code standard, qui lui, est intégré dans un code à barre GS1 128.
Compte tenu des travaux en cours au CHU, tous les bâtiments neufs sont systématiquement étiquetés, tandis que les bâtiments anciens le seront lors de restructurations ou de déménagements.
L’hôpital s’est également attaché à l’identification de l’ensemble de ses immobilisations afin de mieux les suivre lors des déménagements, des inventaires et pour mieux gérer leur amortissement.
Là aussi pour assurer la transition, les étiquettes contiennent l’ancienne identification au format du CHU et la nouvelle intégrée dans un format standard. Cela concerne plus de 10 000 immobilisations par an et tous les supports de livraisons.
Traçabilité des transports
Le projet du pôle logistique fût de mettre en place des outils permettant de tracer l’ensemble des évènements. Pour cela, à chaque lecture du code à barres, le système assure l’horodatage des opérations et par voie de conséquence le transfert des responsabilités d’un service à l’autre.
Ce suivi va permettre de professionnaliser les prestations logistiques, de réguler les transports, de responsabiliser les acteurs et de mieux informer les services sur l’état des leurs livraisons, le respect des délais, et ce, par la mise en place notamment d’indicateur de suivi et de qualité.
Ce projet est en phase de déploiement à l’ensemble des flux gérés par le pôle logistique (sang, prélèvements, médicaments, DM, etc.)
Le système d’information logistique est constitué d’une gestion économique et financière, d’un logiciel de gestion des transports et d’un WMS, gestion d’entrepôt.
Dans la pratique, le centre logistique reçoit une demande de prise en charge, l’agent enregistre une demande de transport et transmet au livreur concerné. Celui-ci dans le cas des produits sanguins par exemple, prend en charge le produit, scanne son code, celui du support de livraison et les associe au bon de transport.
A l’arrivée, il scanne le GLN de destination, le bon de transport et enregistre que la livraison a bien été effectuée. A son retour, les informations contenues dans le terminal portable seront déchargées dans le système d’information.
Le déploiement 2010 de cette application concerne la prise en charge des livraisons du linge, de la pharmacie, et de la stérilisation dès son ouverture.
Pour l’approvisionnement des services de soins, 650 UF (unités fonctionnelles), 1 500 000 lignes de demandes par an, 2 600 produits en stocks ; le système gère en plus de l’identification des contenants et des lieux, un code unique et standard pour chaque colis, le SSCC.
Ce code permet de relier le contenant de la livraison et les produits contenus, ainsi que leur numéro de lot et date de péremption.
Les réceptions dans les services se font par lecture du code à barres contenant le SSCC et celui du GLN. Les données récupérées lors de la lecture sont ensuite intégrées dans le système et assurent ainsi la fiabilité des livraisons.
Le CHU de Toulouse compte maintenant progresser sur la dématérialisation des flux externes du système d’approvisionnement : commandes, réceptions, factures-liquidations. Pour optimiser la réception des produits sur le Logipôle (plateforme regroupant les magasins de médicaments, dispositifs médicaux et produits généraux qui ouvrent courant 2ème trimestre 2009) , il faut maintenant que le CHU puisse faire le lien avec les réceptions des fournisseurs selon les mêmes standards pour assurer la compatibilité des données et la traçabilité du fournisseur aux services de soins.
Votre contact : Valérie Marchand
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