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Introduction
Descriptif article
La facture dématérialisée est sans aucun doute l'une des préoccupations phares des acteurs de l'industrie et du commerce. Les réglementations française et européenne ne sont pourtant pas nouvelles. Sous l'impulsion de quelques distributeurs, les industriels se sont ainsi lancés dans l'aventure de la facture sans papier.- Qu’est-ce que la dématérialisation fiscale de la facture ?
- Quels sont les avantages de la dématérialisation fiscale par EDI ?
- Quel est le rôle de GS1 France dans la dématérialisation fiscale ?
- Comment choisir une prestataire de services ?
- Qui dématérialise ?
Qu’est-ce que la dématérialisation fiscale de la facture ?
Les factures fiscalement dématérialisées et échangées entre deux partenaires commerciaux correspondent à la télétransmission de « factures » sous forme électronique, sans que celle-ci soit échangée sous forme de document papier. L’administration fiscale reconnaît ainsi la validité du fichier émis et/ou reçu en tant que preuve.
Pour supprimer définitivement le papier, il faut cependant s’assurer de respecter un cadre légal parfaitement défini. Basée sur la Directive européenne 2001/115/CE, la réglementation française a précisé le champ d’application des échanges de la facture par voie électronique dans le Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003.
Deux modes d’échange sont aujourd’hui à la disposition des entreprises françaises pour dématérialiser leurs factures. Quel qu’il soit, il doit garantir l’intégrité du contenu et l’authenticité du fichier.
Pour supprimer définitivement le papier, il faut cependant s’assurer de respecter un cadre légal parfaitement défini. Basée sur la Directive européenne 2001/115/CE, la réglementation française a précisé le champ d’application des échanges de la facture par voie électronique dans le Bulletin Officiel des Impôts du 7 août 2003.
Deux modes d’échange sont aujourd’hui à la disposition des entreprises françaises pour dématérialiser leurs factures. Quel qu’il soit, il doit garantir l’intégrité du contenu et l’authenticité du fichier.
- L’Echange de Données Informatisé (EDI) via un fichier structuré.
- Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique.
Quels sont les avantages de la dématérialisation fiscale par EDI ?
La facture est un élément de preuve juridique des relations commerciales entre des partenaires ainsi qu’à l’égard de l’administration fiscale. De ce fait, les entreprises éprouvent souvent une certaine appréhension à procéder à l'échange des factures dématérialisées.
Le cadre juridique de la facture dématérialisée est cependant clairement défini et les avantages qu’elle apporte sont nombreux.
La dématérialisation des factures par EDI favorise la mise en place de procédures systématiques de contrôle des éléments facturés au regard des éléments reçus ou commandés. Ces procédures sont beaucoup plus lourdes, voire impossibles à mettre en œuvre manuellement.
L’enjeu économique de la facture dématérialisée est assez difficile à démontrer, d’autant plus que les montants annoncés varient souvent d’un prestataire à l’autre. Cependant l’analyse ci-dessous peut vous apporter une première appréciation des gains à attendre.
Le cadre juridique de la facture dématérialisée est cependant clairement défini et les avantages qu’elle apporte sont nombreux.
La dématérialisation des factures par EDI favorise la mise en place de procédures systématiques de contrôle des éléments facturés au regard des éléments reçus ou commandés. Ces procédures sont beaucoup plus lourdes, voire impossibles à mettre en œuvre manuellement.
L’enjeu économique de la facture dématérialisée est assez difficile à démontrer, d’autant plus que les montants annoncés varient souvent d’un prestataire à l’autre. Cependant l’analyse ci-dessous peut vous apporter une première appréciation des gains à attendre.
Estimation du coût de traitement standard d’une facture reçue
Estimation du coût de traitement standard d'une facture reçue (source Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess) - Total facture papier : 13,80 €
Économies cibles atteignables grâce à la dématérialisation du traitement des factures entrantes - Total facture dématérialisée : 4 €
Estimation du coût de traitement standard d’une facture émise
Estimation du coût de traitement standard d'une facture émise (source Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess) - Total facture papier : 8 – 9,5 €
Type d'économies cibles atteignables grâce à la dématérialisation de l'émission de factures - Total facture dématérialisée : 3 €
Quel est le rôle de GS1 France dans la dématérialisation fiscale ?
Les standards dans la dématérialisation fiscale
Aucun standard n’est préconisé par la Direction Générale des Impôts pour l’échange des factures via EDI. Les textes en vigueur imposent en revanche la présence de données minimum dans ce message.
Les messages Facture (Profil Général INVOIC EANCOM® 1997 V2 et V3 et Profil Facture de Services INVOIC EANCOM® 2002), diffusé par GS1 France, remplissent scrupuleusement les conditions précisées par la loi. Ils permettent :
- d'automatiser la saisie et le traitement des données ;
- d'accélérer la transmission de l'information et d'améliorer sa fiabilité ;
- de diminuer le coût de la transaction.
L’objectif de GS1 France est de faciliter la mise en œuvre de votre projet de dématérialisation des factures en :
- informant sur les textes réglementaires ;
- apportant une assistance technique ;
- mettant en relation avec des prestataires de service et des entreprises utilisatrices.
Comment choisir un prestataire de services ?
Dès lors qu’une entreprise dématérialise ses factures selon l’article 289 bis du CGI, elle doit avoir recours à un « système de télétransmission ». Cette expression, utilisée dans les textes réglementaires, doit se comprendre comme « outil de dématérialisation », c’est-à-dire comme un système comprenant un ensemble de logiciels qui concourent à l’émission, à la réception, au contrôle, à l’archivage et à la restitution des factures émises et/ou reçues ainsi qu’à l’établissement de la liste récapitulative et du fichier des partenaires. Les systèmes de données tels que Telex, Minitel et télécopie sont exclus.
Qui dématérialise ?
Afin de vous aider à trouver les partenaires avec qui vous pouvez dématérialiser vos factures, une liste de sociétés pratiquant la dématérialisation de facture ou ayant ce projet à court terme est à votre disposition. Pour être référencé dans cette liste, il vous suffit de vous inscrire et d'accepter la diffusion de votre nom.
Votre contact : Emilie Sion
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