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Mise en oeuvre des standards

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Pour élaborer des processus commerciaux et des systèmes de traçabilité efficaces à moindre coût, il est indispensable de répondre aux attentes des consommateurs et aux contraintes légales par l'utilisation d'un même langage commun : les standards GS1 permettent ce langage commun de la traçabilité.

Les quatre principes suivants sont indissociables de la traçabilité. Si l’un d’eux n’est pas appliqué, l’entreprise se situe en dehors du périmètre de traçabilité ; elle est aussi responsable de la rupture de la chaîne d'information.

Identifier les produits
L'objectif est de suivre des produits tout au long de leur transformation. Pour cela, les informations tracées sont attachées aux lots de fabrication ou aux unités d’expédition qui ont subi une même trans-formation et donc ont les mêmes caractéristiques à tracer. Les entités tracées sont donc des lots de fabrication et/ou des unités d’expédition.

Gérer la traçabilité, c'est effectuer un suivi par lot de fabrication et par unité d’expédition.

En conséquence, un identifiant unique doit être marqué sur chacun de ces regroupements de produits. À chaque transformation, un nouvel identifiant doit être attribué. Cela peut concerner les lots de matières premières, de conditionnements, de produits finis, comme les unités de stockage ou d’expédition.

Remarque : chaque acteur, selon son activité, a une façon différente de suivre le flux et la transformation des produits :

- chez le fabricant, les entités tracées sont les lots issus de la production ou de la transformation (fabrication, packaging, lots intermédiaires…) et les unités d’expédition ;

- chez le prestataire logistique, le transporteur et le distributeur, ce sont, généralement, seulement les unités d’expédition et unités de stockage éventuelles.

Gérer les liens
Les liens entre les lots et unités d’expédition successifs au cours de la transformation doivent impérati-vement être enregistrés. Il peut s’agir de liens entre :
  • lots de fabrication ;
  • lots de fabrication et unités d’expédition ;
  • unités d’expédition.
Gérer la traçabilité, c'est enregistrer les liens successifs entre les lots de fabrication et unités d’expédition dans la chaîne d'approvisionnement.

Au sein d’une entreprise, seule la gestion de tous ces liens et une comptabilité matière précise permettent d’effectuer les rapprochements entre ce qui a été reçu et ce qui a été produit et/ou expédié (et vice versa).

Si un des acteurs de la chaîne ne gère pas ces liens avec son amont et/ou son aval, on parle alors de rupture (ou perte) de traçabilité.

Enregistrer les données

En plus des liens, certaines données prédéterminées sont tracées au cours du processus de transformation.

Ces données tracées sont des éléments variables du processus de transformation (en fonction de la sai-son, de la ligne de production, de l’heure de fabrication…). Elles peuvent être directement reliées aux identifiants des lots ou regroupements de produits ou au numéro d’ordre de fabrication, à l’heure ou à toute autre information qui permet de faire un lien avec les lots de produits correspondants.

Gérer la traçabilité, c'est prédéterminer des informations à enregistrer au cours de la fabrication et sur toute la chaîne d'approvisionnement.

Informer n'est pas tracer : marquer un mode de production, la catégorie ou la composition d’un produit (informer qu’un produit contient de l’huile d’arachide par exemple) ne relève pas à proprement parler de la traçabilité. Ce sont en général des données stables qui relèvent du cahier des charges du produit. Cependant pour prouver la véracité de ces informations, des systèmes de traçabilité peuvent être mis en place.

Communiquer
Afin d’assurer la continuité du flux d’information, chaque acteur doit communiquer à l'acteur suivant dans la chaîne de production les identifiants des lots ou regroupements de produits tracés qui permet-tront à ce dernier d’appliquer à son tour les principes de base de la traçabilité. À ces identifiants clés s’ajoutent parfois des données complémentaires.

Gérer la traçabilité, c'est associer un flux d'information au flux physique des produits. Le lien entre le flux d'informations et le flux physique est assuré par la référence aux identifiants des deux types de flux : numéro de message d'avis d'expédition, numéro séquentiel de colis, numéro de bon de livraison…


Les étapes de mise en œuvre d’un système de traçabilité
1. Codifier et marquer vos unités-consommateurs
  • un article destiné à la vente au consommateur dans un magasin de détail constitue une unité-consommateur ;

  • c'est le propriétaire de la marque commerciale du produit qui est responsable de sa codification ;

  • quel que soit le pays où elle est codifiée, chaque unité-consommateur a un code de 13 chiffres précédé d'un zéro ;

  • une fois défini, le code doit être symbolisé, c'est-à-dire imprimé sur l'article, sous forme de code à barres. Cette opération peut se faire soit par impression directe sur le produit soit par impression sur une étiquette rapportée.
2. Codifier vos unités logistiques standard
  • on entend par " unité logistique " tout conditionnement regroupant des unités-consommateurs, c'est-à-dire des articles destinés à la vente au consommateur dans un magasin de détail ;

  • des unités logistiques (cartons, palettes, box-palettes, bacs, etc.) sont dites " standard " dès lors qu'elles regroupent un nombre toujours fixe d'unités-consommateurs. De fait, elles sont alors des unités commerciales proposées à des fins d'échanges commerciaux, c'est-à-dire susceptibles d'être commandées, livrées et marquées en codes à barres ;

  • chaque unité logistique standard est codifiée à l'aide d'un GTIN à 14 chiffres.
3. Codifier vos unités d'expédition
  • chaque unité constituée pour les besoins de l'expédition (typiquement les palettes) se verra attribuer un numéro unique et séquentiel appelé SSCC (Serial Shipping Container Code).
4. Marquer vos unités logistiques et vos unités d'expédition en code à barres
  • dès lors que l'on souhaite, sur l'unité logistique, imprimer en code à barres d'autres informations que le GTIN, et notamment des informations de traçabilité, le standard GS1-128 reste le seul code à barres standardisé possible ;

  • les contraintes d'impression de ce type de code à barres imposent le plus souvent d'avoir recours à l'étiquetage.
5. Prévenir vos partenaires du contenu exact du chargement
  • un bon de livraison électronique doit être ensuite envoyé à votre partenaire pour le prévenir du contenu exact de la livraison ;

  • il doit normalement être transmis au moment de la fermeture des portes du camion pour refléter le contenu exact du chargement ;

  • il doit arriver avant la marchandise chez le destinataire pour fiabiliser le processus de réception et d'acceptation des marchandises ;

  • le message envoyé est le DESADV et doit contenir les informations relatives aux unités expédiées (SSCC, numéros de lot, DLC/DLUO…) ;

  • ce message sera échangé par EDI (Echange de Données Informatisé). Deux solutions sont envisageables : l'EDI intégré ou le Web-EDI.

Les priorités définies au sein de GS1 France par le groupe de travail traçabilité
Dans le cadre des réflexions menées avec ses adhérents industriels et distributeurs, GS1 France a dégagé trois priorités pour la mise en œuvre de la traçabilité. La recommandation, aujourd'hui reprise par l'ensemble de la distribution française, est la suivante :
  • marquer en codes à barres et lire le numéro unique des unités d'expédition (SSCC). Il s'agit le plus souvent des palettes ;

  • établir et mémoriser les liens :
    • entre SSCC et produits contenus (code article GTIN + n° de lot) ; 
    • entre SSCC mères et SSCC filles ;
    • entre SSCC et destinataire ;
  • émettre et intégrer les avis d'expédition électroniques (DESADV).
Concernant les cartons constituant une unité d'expédition, le minimum est d'y marquer en code à barres le code GTIN du carton. Lorsque les partenaires souhaitent affiner la traçabilité, la recommandation est, en plus, d'y marquer en code à barres GS1-128 :
  • le numéro de lot (et/ou une date de fabrication ou d'emballage) si le carton est homogène en lot ;

  • le cas échéant, la date limite de consommation (DLC) ou la date d'utilisation optimale (DLUO) ;

  • le poids net, pour les produits à poids variable. 

Les outils GS1 au service de la traçabilité
Afin de garantir une traçabilité sans faille, la collaboration entre les différents partenaires de la chaîne d'approvisionnement est indispensable. Suivre les matières premières et les marchandises à l'intérieur du circuit d'une entreprise ne suffit pas. Il faut également que les informations s'échangent tout au long du circuit d'approvisionnement et à chaque passage d'une entreprise à l'autre. La traçabilité ne peut être le résultat que d'une action globale et concertée.

La nécessité d'un langage commun s'exprime de façon impérative en matière de traçabilité, processus obligatoire d'un point de vue réglementaire. Utilisé par plus d’un million d’entreprises dans le monde, le système GS1 est un standard international pour la codification (unités consommateurs, unités logistiques et entreprises), l'identification automatique (EAN-13, ITF-14, GS1-128 …) et l'Echange de Données Informatisé (langage EANCOM®/EDIFACT).

Sa mission de suivi des flux physiques et des flux d'informations dans toute chaîne d'approvisionnement fait aujourd'hui du système GS1 un élément privilégié de la traçabilité.

Les outils suivants, notamment, permettent d'échanger des informations qui jouent un rôle clé dans la traçabilité :
  • le SSCC (partie intégrante de la norme ISO "Licence plate") ;
  • l'étiquette logistique GS1 ;
  • les identifiants de données du standard GS1-128 ;
  • les messages "avis d'expédition" DESADV et "avis de réception" RECADV en langage EANCOM®/EDIFACT.
Afin d'assurer la bonne application de ces standards, GS1 France a mis en place une procédure d'attestation des outils Web EDI pour la traçabilité.

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