FACTURE ELECTRONIQUE, GS1 et GALIA publient le premier guide de référence

Standards : Echanges Electroniques / EDI

  • Jeudi 26 mars 2015
  • Types de documents : Communiqués de presse
  • Secteurs d'activités : E-Commerce
  • Enjeux : Facture dématérialisée

En nette augmentation depuis plusieurs années, le recours à la facture électronique par les entreprises est source de multiples économies. En apportant rapidité, fluidité et traçabilité, la facture électronique répond aux nouvelles exigences d’efficacité. 

L’Etat suit la même dynamique dans un contexte de transition numérique de toutes les administrations. Ainsi, d’ici à 2020, en suivant un échéancier préalablement établi, les factures envoyées aux administrations (Etat et collectivités locales) par leurs fournisseurs le seront par voie électronique.

Impliquées dans le Forum National de la Facture Electronique, aux côtés des autres experts français, GS1 et GALIA travaillent activement sur le sujet de la facturation électronique. Déjà auteurs d’un guide en 2007, GS1 et GALIA suivent l’évolution de la loi, et accompagnent les entreprises dans la mise en conformité avec la nouvelle directive européenne, en publiant un nouveau « Guide des bonnes pratiques de la facturation électronique ».
Pour télécharger le guide, cliquez ici

Une pratique encouragée par les pouvoirs publics

Finalisé en février 2015, le Guide des bonnes pratiques de la facturation électronique analyse les nouvelles dispositions de la loi et permet d’apporter des réponses concrètes pour sa mise en œuvre. Ce guide s’inscrit dans un contexte favorable de déploiement par les pouvoirs publics. En effet, suite à la promulgation de la loi de modernisation de l’économie du 4 août 2008, l’Etat est tenu d’accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs depuis le 1er janvier 2012. En parallèle, les entreprises doivent désormais prendre en compte un nouveau cadre légal entré en vigueur en France au 1er janvier 2013, qui offre aux partenaires commerciaux le choix entre différents modes possibles de facturation électronique.

Un outil de travail précieux pour répondre aux nouveaux défis

Unique en son genre en France, le Guide GS1 / GALIA présente aux entreprises les bonnes pratiques associées au nouveau cadre réglementaire et permet à ces dernières de comprendre et maîtriser les principaux enjeux juridico-techniques d’un projet de facturation électronique.
En préambule, GS1 et GALIA rappellent en quoi le recours à la piste d’audit s’applique aux trois modalités de transmission des factures par voie électronique (la mise en place de contrôles documentés et permanents ; le recours à la signature électronique « qualifiée » et l’utilisation de l’EDI complet). En effet, la piste d’audit consiste en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. Elle restitue ainsi fidèlement tous les éléments constituant la transaction commerciale et permet de reconstituer les données comptables.

Le Guide décrit ensuite les dispositions communes rattachées aux procédures de facturation par voie électronique :

  • Garantir l’authenticité de l’origine pour être en mesure de s’assurer de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur de la facture
  • Protéger l’intégrité de son contenu pour que les données ne soient pas altérées
  • Assurer la lisibilité pour une bonne lecture par toute personne
  • Laisser une liberté dans le choix des modalités de sécurisation
  • Enfin toutes les problématiques liées à l’archivage, la maîtrise du système et la documentation

Une fois ces dispositions communes partagées, les bonnes pratiques pour la facturation électronique par EDI et des exemples d’applications métiers sont largement abordés tels que les processus de facturation et les différents scénarios de rejet de factures (pour cause d’absence de mention légale ou non légale, problème de communication).

Enfin, afin d’accompagner toutes les entreprises dans une phase opérationnelle, toutes les étapes de mise en œuvre de la facturation électronique sont détaillées :

  • Choix du mode de sécurisation
  • Choix des outils
  • Choix de la solution d’archivage
  • Choix des standards
  • Signature d’une convention d'interchange
  • Tests préalables en interne
  • Phase de pré-production
  • Mise en production

Des avantages clairement reconnus
Si le recours à la facture électronique est largement souhaité par l’ensemble des gouvernements européens, c’est qu’il permet un réel gain en termes de compétitivité. Le gouvernement français a d’ailleurs exprimé, dans son amendement N°SPE1561 (Rect) que « des études montrent que les services comptables consacrent 30% de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs et que la dématérialisation des factures représente une économie de l’ordre de 50% à 75% par rapport à un traitement papier et réduit le coût de traitement d’environ 30%. » Avec un tel procédé, l’entreprise peut diminuer ses coûts administratifs, réduire ses coûts d’archivage, automatiser et rationaliser les processus, assurer un meilleur accès et un meilleur suivi des informations et améliorer sa relation avec ses partenaires commerciaux.

ANNEXES :

La facture électronique en France, en quelques chiffres

  • 36 millions de factures (formats électronique et papier) sont reçues chaque année par les 10 premiers distributeurs de la grande consommation français, auxquelles il faut ajouter 7 millions de factures reçues chaque année par les deux plus gros constructeurs automobile français.
  • Parmi ces factures, entre 30% et 40% sont déjà sous format électronique.
  • Plus de 80% des flux factures sont électroniques, dont 20% en dématérialisation fiscale.
  • Pour les PME, 35% d’entre elles envoient entre 1000 et 5000 factures (électronique ou papier) par an (chiffres SAGE)
  • Dans le secteur public, 95 millions de factures sont reçues par l’Etat (à lui seul 4 millions reçues), les collectivités territoriales et les établissements publics (chiffres de la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Economie).
  • 34 000 factures dématérialisées furent traitées par l’Etat en 2013 (chiffres de la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Economie).

La facture électronique entrante coûte jusqu’à 6 € de moins que la même facture papier.
La facture électronique sortante coûte jusqu’à 3 € de moins que la même facture papier.

 

La parution du Guide des bonnes pratiques s’inscrit dans une actualité riche puisqu’un calendrier de mise en application de l’obligation du recours à la facturation électronique avec les administrations a été dévoilé par voie d’ordonnance publiée le 24 juin 2014 :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques d’être en mesure d'émettre des factures par voie électronique ;
  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Un amendement de la loi Macron, actuellement en lecture par les assemblées, pourrait mener à la rédaction d’une ordonnance qui viserait à rendre obligatoire la facturation électronique dans les relations interentreprises. Si celle-ci venait à être publiée, cette obligation pourrait s’échelonner selon le même calendrier que celui défini dans le secteur public.

A propos de GS1 France :
GS1, la puissance des standards pour améliorer la façon dont nous travaillons et vivons.

Créée en 1972 par des entreprises pour des entreprises, l’organisation GS1 s’est attachée, dès l’origine et partout dans le monde, à la mise au point, à la diffusion et à la promotion d’un langage commun fondé sur des standards d’échange d’information. Eprouvés, reconnus et adaptés aux besoins de chacun des intervenants de la chaîne d’approvisionnement, GS1 France met en œuvre ses standards dans plus de 20 secteurs d’activité (distribution, commerce de détail, PGC, Santé, Parfumerie Sélective, Transport, Logistique, Défense...).
Au fil des années, d’innovation en innovation, la palette s’est enrichie : identification des produits et des partenaires, EDI, applications RFID, catalogues électroniques, marketing mobile,…
Aujourd’hui, ce sont plus de 36 000 entreprises adhérentes en France, dont 90 % de PME, qui grâce aux standards GS1 peuvent dialoguer et commercer avec 1 million de partenaires dans le monde. Deux raisons majeures au succès de l’organisation : l’ambition de promouvoir l’innovation et les nouvelles technologies et la volonté de définir uniquement des standards ouverts pour un marché ouvert. Une recette du succès qui doit perdurer afin de maintenir un système stable et fiable au service de tout un chacun.

A propos de GALIA :
GALIA, un réseau et une expertise au service de l’Industrie automobile.

GALIA est une association loi de 1901 créée en 1984 à l'initiative de Renault et de PSA Peugeot Citroën, et d'une trentaine de leurs principaux fournisseurs. GALIA comprend aujourd'hui 250 membres répartis entre membres actifs (sociétés industrielles), membres associés (filiales de membres actifs et organisations professionnelles) et membres Club (sociétés de services).

GALIA est un organisme chargé d'élaborer, de promouvoir des "standards d'échanges de produits et d'informations entre les entreprises de la filière automobile" et d’aider les partenaires à leur mise en œuvre. Les domaines couverts par GALIA sont la logistique, l’ingénierie, le B2B et les échanges électroniques professionnels.
GALIA assure la standardisation de tous les échanges EDI au sein de la filière automobile française.
De plus GALIA est membre de l'organisation européenne Odette dont la mission est identique à la sienne pour l'Europe et associé dans des partenariats avec ses homologues américaine (AIAG), et japonaises (JAMA/JAPIA)…

GALIA, 20 rue d’Anjou 92100 Boulogne-Billancourt
T : +33 (0)1 41 31 68 68
F : +33 (0)1 41 31 68 60
E : contact@galia.com
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