GS1 France, avec le cabinet CXP, a réalisé début 2017 une étude sur l’utilisation de la facture électronique en France, auprès d’environ 500 entreprises et administrations. S’il apparaît clairement que les entreprises ont de plus en plus recours à la facture électronique et souhaitent poursuivre dans ce sens, certaines d’entre elles ne respectent cependant pas encore totalement les exigences de la piste d’audit électronique.

Aujourd’hui en France, 75 % des entreprises déclarent utiliser le format électronique pour leur échange de factures. On entend par facture électronique, une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur. Elle n’existera donc jamais sous forme papier.

Pour ces entreprises, le recours à la facturation électronique se justifie par une volonté de gagner à la fois du temps et de l’argent, de rendre plus fluides leurs processus mais aussi de se conformer à la loi.

Sur ce dernier point, une ordonnance en date du 24 juin 2014, a établi un calendrier de mise en application de l’obligation du recours à la facturation électronique pour tous les fournisseurs des administrations françaises :

• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques d’être en mesure d’émettre des factures par voie électronique ;
• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Des exigences réglementaires strictes pas toujours respectées

Pour être conformes aux exigences règlementaires, les entreprises doivent respecter plusieurs règles. En effet, le Code Général des Impôts (CGI) prévoit la possibilité de transmettre les factures par voie électronique selon 3 modalités, au choix de l’entreprise : contrôles documentés et permanents (piste d’audit fiable), signature électronique, ou EDI complet (échange de données informatisé, avec des obligations règlementaires en termes d’historique des échanges et de liste des partenaires commerciaux).

Les résultats de l’étude révèlent toutefois que seules 30% des entreprises respectent les exigences de la facture électronique, et utilisent l’un de ces trois modes d’échange. Une situation qui devra être rapidement corrigée, d’autant plus que le recours à la facturation électronique devrait augmenter. En effet 82 % des entreprises sondées déclarent avoir prévu de généraliser ce processus d’ici 2 ans.

GS1 France, un acteur clé pour accompagner les entreprises à adopter la facture électronique

Après avoir œuvré pendant une trentaine d’années dans le domaine des échanges électroniques en plaçant le déploiement de la facture électronique au cœur de sa stratégie, GS1 France accompagne les administrations et les entreprises de l’industrie et du commerce en développant des formats de messages standards pour la facturation en mode EDI.

GS1 France innove également en proposant  de nouveaux formats électroniques plus adaptés aux petites et moyennes entreprises, comme la facture mixte : celle-ci correspond à une facture associant un format lisible (en PDF) à un format de données structurées directement exploitable par les systèmes d’information.

Aujourd’hui en France, plus de 10 000 entreprises échangent leurs factures électroniques en EDI, ce qui représente plus de 50 millions de factures envoyées via ce format chaque année.

Grâce à son expertise, GS1 France demeure un acteur clé pour accompagner les entreprises dans l’adoption de la facture électronique. Au-delà des travaux de standardisation sur le sujet, cela se matérialise par la mise à disposition de guides de bonnes pratiques, un choix de formations spécialisées mais également un accompagnement sur mesure pour répondre à des besoins plus spécifiques.

Les économies liées à l’usage de la facturation électronique

• La facture électronique entrante coûte jusqu’à 10 € de moins que la même facture papier (source : GS1 France 2010)
• La facture électronique sortante coûte jusqu’à 6,50 € de moins que la même facture papier (source : études Billentis 2013)
• Et plus généralement : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges, avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics et dans les cahiers des charges des distributeurs français). (Sources : www.economie.gouv.fr/entreprises/marches-publics-facture-electronique)

A propos de GS1 France

Avec 38 500 entreprises adhérentes en France et 1,3 million dans le monde, la mission de GS1 dans 150 pays est, depuis plus de 40 ans, de standardiser les technologies pour simplifier, optimiser et sécuriser les échanges d’informations entre les entreprises.

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GS1 France accompagne aussi bien les grands groupes que les TPE/ PME à mettre en œuvre le code à barres, les échanges dématérialisés, les catalogues électroniques, le commerce électronique, la RFID...