EDI : échange de données informatisé

Dématérialisez vos transactions commerciales grâce à l’EDI, le standard qui permet de remplacer les échanges de documents papier par des échanges entre ordinateurs.

Qu'est ce que l'EDI (échange de données informatisé) ?

L’EDI consiste à échanger des documents par voie électronique. Cet échange se fait selon un langage structuré et standardisé au niveau international, utilisable par toutes les entreprises quel que soit leur taille et secteur d’activité. Il remplace les processus "classiques" comme l’échange papier et permet leur automatisation.

L’EDI peut s’appliquer aux échanges internes à l’entreprise ou externes avec vos partenaires commerciaux. Cela revient donc à dématérialiser vos transactions commerciales en échangeant des messages structurés d’information (commande, avis d’expédition, facture, etc.).

L’EDI s’appuie sur des messages standards structurés

Chaque message couvre un type d’échange d’information (messages commande, avis d’expédition, facture, …).

Les messages "commande", "avis d’expédition" et "facture" sont les messages les plus déployés sur le marché français. Ils couvrent plus de 90 % des transactions chez les principaux acteurs de la distribution.

Les transactions papier, qui nécessitaient 5 jours, peuvent être finalisées en moins d’une heure. Un constructeur automobile américain a réduit de 97 % la durée d’un cycle majeur, de 30 jours auparavant à moins de 24 heures maintenant. Un distributeur de premier plan a réduit le délai de commande de 75 %, passant de 24 à 6 jours.

La fiabilité des données implique une efficacité accrue de toute la chaîne logistique. Certaines estimations suggèrent que l’EDI peut réduire de 30 % le délai de livraison des marchandises aux clients.

Les avantages de l’EDI

Automatisation des échanges commerciaux
Amélioration du flux de trésorerie "order-to-cash" (de la commande à l'encaissement grâce à la réduction des erreurs de saisie et des litiges)
Dématérialisation de vos documents clés (commande, avis d’expédition, facture, etc.)
Fiabilité des échanges
Réduction du délai de traitement et de livraison
Réduction des coûts sur les processus opérationnels
Réduction des ruptures de stocks
Réductions des litiges avec vos partenaires commerciaux

Ils utilisent l'EDI !

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Nous utilisons le message facture en EDI pour envoyer de l'information à nos clients en supplément de sa version papier.

Les bénéfices de l'EDI sont nombreux : gain de temps, amélioration de la précision des informations reçues et réduction des erreurs.

Quand nous recevons une commande EDI, elle précise notamment la date de livraison. C'est pour nous une garantie afin d'éviter une perte de la commande et/ou de la facture. Aujourd'hui nous échangeons à 100% au format EDI avec l'ensemble de nos clients retail."

Didier Carret

Responsable National Supply Chain Qualité Clients - Nestlé France

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Il est important, pour que les échanges de messages EDI soient concluants, que tous les acteurs respectent les règles établies par GS1.

En respectant la marche à suivre, l'utilisation de l'EDI est synonyme de gain de temps et donc de productivité. Nous perdons notamment moins de temps au téléphone à régler des problèmes grâce à l'EDI."

Sandrine Golé

Responsable EDI - Metro Cash and Carry France

Quelle solution EDI à choisir pour travailler avec la grande distribution ?

Lorsqu'un distributeur (Carrefour, Leclerc, Intermarché, Système U, etc.) demande à un fournisseur de passer en EDI, la question qui se pose immédiatement est : par où commencer ?

Pour une PME, trois types de solutions existent, du plus simple au plus intégré.

WebEDI

La solution d'entrée pour les petits volumes

Le WebEDI est la solution la plus accessible pour une PME qui démarre avec l'EDI. Il fonctionne comme un formulaire en ligne : vous saisissez manuellement vos commandes, avis d'expédition ou factures, et la plateforme les convertit automatiquement au format EDI attendu par votre client distributeur.

Avantages : aucune intégration informatique requise, mise en place rapide (quelques jours). Idéal pour un fournisseur qui travaille avec 1 ou 2 enseignes et traite un faible volume de commandes EDI par semaine.

Limite : la saisie reste manuelle. Au-delà d'un certain volume, le gain de temps diminue.

Plateforme EDI mutualisée

Un point de connexion pour plusieurs enseignes

Avec une plateforme EDI mutualisée, vous connectez votre logiciel de gestion (ERP, gestion commerciale) une seule fois à la plateforme du prestataire. C'est lui qui gère ensuite la connexion avec chaque distributeur, quelle que soit l'enseigne.

C'est la solution adaptée aux PME qui fournissent plusieurs grandes surfaces en même temps, ou qui anticipent une croissance du nombre de clients-distributeurs. Elle évite d'avoir à gérer un flux EDI différent par enseigne.

EDI intégré

L'automatisation complète

L'EDI intégré va plus loin : les flux (commandes entrantes, avis d'expédition sortants, factures) sont automatiquement traités entre votre système d'information et ceux de vos clients, sans saisie manuelle. C'est le niveau de maturité EDI qui permet de traiter des volumes importants avec un minimum d'intervention humaine.

Cette solution suppose une intégration avec votre ERP ou logiciel de gestion existant, et s'adresse aux PME dont le volume d'échanges EDI est significatif ou en forte croissance.

Pour aller plus loin

GS1 propose deux langages informatiques utilisés pour l’EDI

L’EANCOM®

En 1987, GS1 (anciennement EAN International) a pris la décision de développer un langage standard international EDI basé sur UN/EDIFACT. Le langage EANCOM® est né de cette décision en 1990.

GS1 a défini des sous-ensembles d’une cinquantaine de messages parmi les quelque deux cents messages disponibles en UN/EDIFACT. GS1 garantit ainsi la compatibilité d’un message EANCOM® avec le standard défini par les Nations Unies, tant d’un point de vue structurel que syntaxique.

Le GS1 XML

Au début des années 2000, les deux structures EAN et UCC (Uniform Code Council) se sont rapprochées afin de créer une structure unique et un langage commun : GS1.

Suivant l’essor des nouvelles technologies, des messages en GS1 XML ont été développés.

Le standard en GS1 XML n’a pas pour vocation de remplacer ni de rentrer en compétition avec l'EANCOM®. Il s’adresse à de nouveaux flux en EDI et/ ou à de nouveaux secteurs.

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Principes et mise en oeuvre de l'EDI

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Guide premiers pas EDI

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EDI, plateformes, API, Blockchain : quelle cohabitation ?

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